艙單就是船舶貨物配艙信息，即船在港口裝的貨物柜子信息。一般船公司或代理在開船前24小時前向海關輸入EDI（艙單）。
包括原始艙單、預配 艙單和裝(乘)載 艙單。
①原始艙單：是指艙單傳輸人向海關傳輸的反映進境運輸工具裝載貨物、物品或者乘載旅客的信息的艙單。
②預配艙單：是指反映出境運輸工具預計裝載貨物、物品或者旅客信息的 艙單。
③裝(乘)載艙單：是指反映出境運輸工具實際配載貨物、物品或者旅客信息的 艙單。

1.作為最后確認的提單內容
當一條船截載或開船后，船公司根據客戶最后確認的提單內容制作艙單，最重要的是有關貨物的描述（件數、重量、品名等），然后以EDI形式傳給海關，發貨人最后退稅時，貨物報關內容必須與 艙單一致，否則無法退稅。
2.作為船公司隨船的貨物數據
可以理解為船公司內部的一份提單，在船到目的港時需要據此向目的港海關申報貨物情況，它的貨物描述必須與提貨人持有的提單一致，否則收貨人在目的港難以清關、提貨。

上艙單，也就是上預配 艙單信息，簡稱預配。預配是由船公司或其代理發送的，向海關表明其接受托運的貨物的實際信息；這是船公司或其代理向海關發送的一個艙單信息，跟報關密切相關——海關成功接收預配信息（并有運抵）后，才可以報關，沒有 艙單信息，報不了關。
海關總署與2018年6月1日起開始實施的2017年“第56號令”明確規定中國海關開啟艙單管理系統傳輸時限開關，即完整、準確的 艙單數據必須在裝船（駛離中國大陸船舶或者入境/過境中國大陸的船舶） 前24小時通過電子數據發送給中國海關。
只有在海關要求的期限內傳輸了艙單數據且數據客觀真實，經海關審核通過后，才能辦理進出口貨物、物品的報關手續。若有原始 艙單中未列名的進境貨物、物品，海關可以責令原運輸工具負責人直接退運。

在進出口貿易中，會有個運抵報告的文件，它在貨物運輸過程中起到了非常重要的作用，也是海關部門為了實際掌握貨物運輸信息的一個重要憑據。那什么是運抵報告呢?
運抵報告是指進出境貨物、物品運抵海關監管場所時，海關監管場所經營人向海關提交的反映貨物、物品實際到貨情況的一個記錄。主要都是一些運輸工具、集裝箱、托運貨物的詳細信息，就跟貨物運輸詳細列表一樣。
運抵是由貨物所在的海關監管場所發送的，向海關表明這批貨物已經到達并進入了監管場所（貨物已經處于海關的監管之下）。
為了更好的控制貨物的運輸情況，國家已經規定現在貨物都要實施運抵報告監管模式，就是貨物到達場站之后，場站發出貨物運抵報告，海關才會受理你的報關信息，否則，無法申報，無運抵報告的貨物做退單處理，不可以像以前一樣只要提箱了有箱號了就可以報關了。
這份報告在工作中非常重要，因為它就相當與給海關的一份通知，證明你這份單已經到了，而海關給貨站確認好數據后，你才可以向海關報關。
預配和運抵都是報關的前提條件，只有預配和運抵信息都有了，海關才會接受報關。